Что учесть при переходе на ЭДО в логистике
Российская транспортная отрасль переживает цифровую трансформацию. Государство постепенно планирует вводить обязательность использования электронных перевозочных документов, и тем самым подталкивает представителей рынка к изменениям. Как подготовиться к переходу на электронный документооборот в перевозках и что важно учитывать, обсудили эксперты СКБ Контур* с представителем подведомственного Минтрансу России ФГУП «ЗащитаИнфоТранс»** на онлайн-конференции «Формула ритейла: от производства до поставки на полку».
Минтранс России совместно с ФНС России, Минцифры России и МВД России обеспечил с 1 сентября 2022 полномасштабный запуск Государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) на автомобильном транспорте. Разработчиком ГИС ЭПД выступило ФГУП «ЗащитаИнфоТранс».
Начальник отдела анализа и проектирования департамента цифровой логистики ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» Татьяна Дурова рассказала о процессе перевода в цифровой вид актуальных для участников рынка ритейла типов перевозочных документов и создании электронного путевого листа (ЭПЛ) и электронной транспортной накладной (ЭТрН).
Татьяна Дурова, начальник отдела анализа и проектирования департамента цифровой логистики ФГУП «ЗащитаИнфоТранс»:
«Минтранс России придерживается политики перехода на электронный документооборот без реинжиниринга текущих бизнес-процессов. По сути, каждый электронный документ абсолютно точно повторяет свою бумажную версию. Такое решение было принято для максимально комфортного перехода предприятий транспортной отрасли на ЭДО».
Также эксперт подробно описала порядок информационного взаимодействия ГИС ЭПД с внешними системами. Она отметила, что сведения из ЭДО хранятся в ГИС ЭПД пять лет. Они доступны уполномоченным органам власти, которые могут либо перенести их в свои системы, либо изучить в ГИС ЭПД. На данный момент доступ к информации в ГИС ЭПД со стороны ФОИВ имеют: ФНС России, МВД России, Ространснадзор, Минцифры России и Минтранс России. Начиная с этого года проводится подключение еще пяти ФОИВ.
Для грузовладельцев и перевозчиков важна информация о том, как ЭПЛ и ЭТрН проходят проверку на дороге. Татьяна Дурова описала процесс проверки с помощью QR-кода сведений о перевозке, переданных в ГИС ЭПД, и подчеркнула, что эта опция доступна даже в отсутствии интернета, на глухой дороге или в чаще леса.
Переход на ЭПД занимает немало времени. Надо проанализировать текущие процессы в компании, выбрать сценарий для пилотного проекта, подключить к пилоту партнеров по перевозке. Затем настроить интеграционное решение, подготовить пользователей, провести пилот и масштабировать решение.
Павел Коптелов, эксперт сервиса «Логистика» в Контуре:
«Сложность в том, что в обмене электронной транспортной накладной задействованы три стороны. Один из участников не сможет работать электронно, пока не подключатся остальные. Чтобы ускорить процесс перехода, к подключению партнеров необходимо привлечь своего оператора ИС ЭПД».
Еще в подготовке к работе с ЭПД важно правильно определить свою роль в документообороте при разных сценариях перевозки. «Часто поставщики неверно оформляют транспортную накладную на бумаге, когда привлекают экспедитора для перевозки груза. В этом случае грузоотправителем в документе следует указывать экспедитора, а заказчиком — поставщика. В электронном документе ошибиться сложнее, интерфейс поможет все оформить правильно», – отмечает Оксана Леонова, менеджер сервиса «Логистика» в Контуре.
Эксперты обсудили вопросы транспортного ЭДО на онлайн-конференции «Формула ритейла: от производства до поставки на полку». СКБ Контур, разработчик информационных систем для бизнеса, проводит ежегодное мероприятие для поставщиков, производителей, розницы уже третий раз. Представители госорганов и эксперты рассказали, как соблюдать требования законодательства по работе с маркировкой, машиночитаемой доверенностью, ветеринарными документами и ЭДО в логистике. Крупные игроки рынка поделились опытом оптимизации процессов.
*Контур – экосистема для бизнеса, которая помогает тратить меньше времени на рутину, а общение с госорганами и поставщиками делает проще и прозрачнее. В портфеле Контура – интернет-отчетность и онлайн-бухгалтерия, сервисы для ЭДО и работы с маркировкой, облачный товароучет и онлайн-кассы, проверка контрагентов и электронные подписи для любых задач.
**Подведомственное Минтрансу России ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» является центром компетенций в области цифровизации на транспорте, включая информационную и транспортную безопасность, системным интегратором реализации глобальных ИТ и цифровых проектов на транспорте.